Loppukäyttäjän haastattelu

maanantai 8. syyskuuta 2014 klo 8.00

Kuten edellisessä artikkelissa kerrottiin, viime viikolla tapasimme yritysneuvojan, ts. järjestelmän tulevan loppukäyttäjän. Tässä hieman yhteenvetoa, mitä hänen päivittäisestä työstään opimme.

Yritysneuvojan normaaliin työpäivään kuuluu tyypillisesti pari kolme asiakastapaamista; asiakkaat (uutta yritystä perustamassa olevat henkilöt) tulevat tapaamaan yritysneuvojaa tämän omaan työhuoneeseen ja tapaaminen voi kestää n. pari tuntia. Jos käynti on ensimmäinen, voidaan asiakas tapaamisen aluksi perustaa toiminnanohjausjärjestelmään, joko tiedot kysellen tai esitäytetyn lomakkeen perusteella. Tapaamisen aikana järjestelmää ei muuten juurikaan käytetä, vaan sitä tarvitaan lähinnä vasta tapaamisen jälkeen ja tapaamisten välillä.

Tapaamisten lisäksi yritysneuvojan työpäivä täyttyy mm. sähköpostien lähettelyistä, puheluista, palavereista ja edellä mainittujen lausuntojen kirjoittamisesta. 

Yrityshankkeeseen (siis perusteilla/suunnitteilla olevaan yritykseen tai yritysideaan) liittyy yleensä 1 - 3 asiakasta, ts. luonnollista henkilöä. Samoin yhdellä asiakkaalla voi olla lukuisia hankkeita. Tällä hetkellä asiakas kuuluu aina yhden tietyn uusyrityskeskuksen "alle". Jatkossa voisi olla tarpeellista siirtää asiakas toisen keskuksen neuvontaan tai jakaa asiakkaan tiedot esim. kahden keskuksen kesken. Aina kun asiakkaan tietoja jaetaan ja käsitellään, täytyy tähän toki olla asiakkaan suostumus. Tätä varten asiakkailta pyydetäänkin tällä hetkellä allekirjoitettu lupa tietojen käsittelyyn.

Tyypillisesti hanke pysyy hankkeena n. ½ - 1 vuotta. Tänä aikana yritysneuvoja tallentaa mm. yrityshankkeeseen liittyviä dokumetteja, uusia tapaamisia, kirjoittaa lausuntoja ja tekee lähetteitä eri asiantuntijoille -- asiakasta voidaan neuvoa olemaan yhteydessä tietyn alan asiantuntijaan. Lähete on tällä hetkellä käytännössä nykyjärjestelmästä lähetettävä sähköpostiviesti asiantuntijalle. Yritysneuvoja itse kirjaa, onko asiakas hyödyntänyt asiantuntijaa vai ei. 

Edellä mainittujen eri tyyppisten tapahtumien väli voi olla parista päivästä pariin kuukautta. Monesti etenkin dokumentteja (tiedostoja) saatetaan liittää asiakkaaseen pitkälti jälkikäteen. Ne toimitetaan neuvojalla sähköpostin liitetiedoistoina ja ne helposti jäävät sähköpostilaatikkoon, koska yritysneuvojan päivä on tyypillisesti kiireinen.

Yksityiskohtaista säännönmukaista prosessia asiakkaiden ja hankkeiden neuvontatyössä on vaikea löytää, koska jokainen case on hyvin omanlaisensa. Asiakas/hanke perustetaan, sen tiimoilta pidetään tapaamisia, siihen liitetään tiedostoja, lausuntoja ja tehdään lähetteitä. Liiketoimintasuunnitelma todennnäköisesti aina liitetään hankkeeseen.

Jossain vaiheessa hanke voi luonnollisesti muuttua yritykseksi -- yritys perustetaan. Osassa keskuksissa tehdään myös toimivien yritysten neuvontaa. Ja yhtenä järjestelmän tavoitteista onkin sen hyödynnettävyys tehokkaasti myös jatkoneuvonnassa.

Järjestelmän tarjoamat raportit koettiin myös tärkeiksi, koska niiden avulla paitsi yritysneuvojat saavat tärkeää kokonaistietoa asiakkaista ja hankkeista, myös keskukset pystyvät seuraamaan ja todentamaan omaa vaikuttavuuttaan alueensa yritystoiminnan kehittämisessä.

Uuden järjestelmän tärkeimpinä asioina loppukäyttäjämme piti toimivuutta ja toimintavarmuutta, helppokäyttöisyyttä ja yksinkertaisuutta ja asiakkaan ja kaikkien siihen liittyvien tietojen helppoa saatavuutta. Hän toivoi järjestelmän myös tarjoavan uudenlaista interaktiivisuutta kaikkiin hankkeeseen liittyvien tahojen välillä.

Näitä tietoja saa ilman muuta täydentää, parantaa, kommentoida ja tarvittaessa oikoa. Haluamme mielellämme kuulla mahdollisimman monen neuvojan näkemyksiä omasta työstään ja sen avustamiseen tarkoitetusta työkalusta, jotta asioita osataan priorisoida ja fokusoida oikein!